La Sala de Investigación nació como un proyecto de modernización del centro de documentación de la Facultad de Administración. En este lugar se archivaban los paquetes de lecturas, casos de estudios empresariales, ponencias, informes de gestión empresarial y mayoritariamente fotocopias de libros, artículos de revistas, journals y periódicos.
Con la llegada de internet a Colombia en 1994 (liderada por la Universidad de los Andes), la utilidad de los centros de documentación llegaba a su fin. La facultad decidió que debía aprovechar las posibilidades que brindaba la nueva tecnología y se propuso suscribir bases de datos, comprar computadores, adecuar el espacio para atender a los investigadores y contratar personal con estudios en administración (no bibliotecólogos), para garantizar un servicio especializado gracias a su formación.
La sala se inauguró el 6 de agosto de 1998. Inició labores con una terminal de Bloomberg (sin Excel), tres terminales de Reuters (de las 50 que la facultad tenía en las salas de sistemas), una conexión vía modem a la base de datos de El Tiempo y se suscribió la base de datos Proquest. Se iniciaba la transición del papel a internet.
Sin embargo, la base de datos Proquest se debía consultar en CD-ROM, debido a que la velocidad de internet de la universidad era muy lenta y no permitía la conexión. Para solucionar el problema y brindar un servicio óptimo, se contrató un operador de internet (Cablenet, ahora Claro).
Posteriormente se suscribieron otras bases de datos en temas como comercio internacional (Legiscomex y Bacex), contabilidad (Benchmark, ahora EMIS), mercadeo (Euromonitor, ahora Passport), estudios sectoriales (Anif, ahora disponibles en EMIS). Se acordó que todas las bases de datos, en la medida que se pudieran consultar en línea, serían administradas y suscritas por el Sistema de Bibliotecas. Las que no cumplieran esa condición las pagaría la facultad (Bloomberg, Reuters, Emis).
Finalmente, en 2004 se firmó un convenio con Harvard Business School para utilizar los casos de estudio, base de datos que complementaría la oferta de servicios de la Sala. A la fecha, es de lejos el recurso electrónico más utilizado. En 2004 reposaban en la hemeroteca 2.750 casos, hoy se entregan anualmente 40 mil copias electrónicas.
Veinte años después se ha logrado el objetivo propuesto en 1998: estar a la vanguardia con la suscripción a las mejores bases datos académicas y especializadas, se cuenta con un espacio pensado para la investigación (varias veces remodelado), se ha hecho constante difusión y capacitación a través de presentaciones, talleres, certificaciones, charlas y folletos. Igualmente, se cuenta con personal que brinda un servicio especializado y personalizado.
Obstáculos
Al igual que en 1998, hoy la tecnología trae nuevos desafíos. Algunos profesores ya no solicitan cientos de artículos, o datos financieros de algunas miles de empresas, sino, por ejemplo, millones de noticias para sustentar sus investigaciones. Bienvenidos al Big Data. Sin embargo, son varios los obstáculos para responder a este tipo de necesidades de información.
El primer obstáculo son las mismas bases de datos. Sus herramientas de búsquedas avanzadas son ineficientes para descargar tal volumen de información, no permiten la instalación de software que facilite la descarga y tienen límites por usuario.
El segundo obstáculo es el costo, que, en el caso de los sistemas de información financiera, aunque contengan la información requerida, cobran tanto como una suscripción anual.
El tercer obstáculo es la normatividad, bien sea por derechos de autor, condiciones de uso de las bases de datos, o por reglamentos internos de la universidad, que limitan el cómo y cuánta información se puede descargar.
Retos
Para dar solución a esta problemática se requieren soluciones a nivel de contratación, infraestructura, financiación y administración.
Los términos de contratación deberán negociarse con los proveedores. Como la universidad requiere grandes volúmenes de datos, inclusive la data completa, los proveedores se sienten amenazados. La tarea de la universidad será convertirlos en aliados estratégicos y mostrarles los beneficios de este tipo de investigaciones de alto impacto.
Igualmente, se debe evaluar el tipo de infraestructura tecnológica que se requiere para este desafío. No serán aceptable mensajes como “memoria insuficiente”, el “servidor no responde”, o simplemente se congelen los computadores.
Así mismo, dada la gran inversion financiera que implican estos desafíos, y el actual sostenimiento de la Sala, la facultad debe buscar otras alternativas de financiación. Una parte se debe negociar al interior de la universidad con el Departamento de Ingeniería Industrial y la Facultad de Economía, por ser los más importantes usuarios de la Sala, después de la Facultad de Administración. Igualmente, se debe buscar financiación externa, a través de un modelo de contraprestaciones con el sector empresarial (publicidad, donaciones, canjes, fondos, etc.).
Finalmente, es necesario conformar un Comité para que la Sala pueda cumplir los retos: adoptar de políticas que promuevan la capacitación y difusión de las bases de datos, negociar, obtener y conservar la asignación presupuestal, negociar la renovación y contratación de los recursos electrónicos, apoyarse en los diferentes estamentos de la universidad para la consecución de patrocinios empresariales y alianzas estratégicas.
Hace 20 años la facultad sabía que en un futuro la información estaría disponible en internet. Sobra decir lo que, en 20 años, habrá sucedido con algunas de los proveedores de bases de datos que se nieguen a incorporar los nuevos desafíos tecnológicos.
Testimonios
¿Cómo ha contribuido la Sala a sus labores docentes e investigativas?
Eduardo Wills Herrera – Profesor Titular: “La sala de investigación de la Facultad me ha sido de gran ayuda para mis labores de investigación y docencia. En cuanto a la primera siempre me han localizado los materiales de apoyo, artículos y bases de datos requeridas de forma muy rápida y eficiente. En cuanto a lo segundo, el apoyo con los materiales para enseñar a través de casos y simulaciones ha sido invaluable.”
Roberto Gutierrez Poveda – Profesor Titular: “La Sala ha permitido que, para mi investigación, tenga acceso a libros e información especializada de una manera rápida. Para docencia, la Sala facilita ese acceso a los estudiantes. Sin la Sala sería muy dispendioso e ineficiente la búsqueda de la información especializada necesaria para nuestra docencia, investigación y Servicio. La Sala es apoyo.”
Marcus Thiell – Profesor Titular: “Apoya a la investigación con bases de datos y artículos y a la docencia con los casos. ¡Excelente!”
Ximena Rueda Fajardo – Profesora Asociada: “Ha contribuido encontrando libros y artículos para mi investigación y trabajo docente y apoyando a los estudiantes en sus búsquedas”
Andres Alberto Barrios Fajardo – Profesor Asociado: “En el aspecto docente la sala brinda un espacio a los estudiantes, de forma asistida, logren acceder a información confiable sobre los mercados en el mundo. En el aspecto investigativo la sala fue mi puerta de entrada a las bases de datos académicas. Finalmente, en el aspecto de servicio, la sala brinda a los proyectos de la facultad soporte en la información que se requiera.”
Jaime Alberto Ruiz Gutierrez – Profesor Asociado: “Para mí la Sala de Investigación de la Facultad ha sido un permanente apoyo a mi trabajo, tanto en relación con las posibilidades de conseguir información como en la forma ágil como responde a mis solicitudes. En otro aspecto quisiera resaltar la labor de asesoría y orientación que dan a mis estudiantes cuando yo los envío a la sala de Investigación. Dos palabras: Ágil y eficiente.”
Maximiliano González Ferrero – Profesor Asociado: “Los estudiantes tienen la oportunidad de ver en tiempo real mucho de los conceptos que se revisan en clase (p.ej. construcción de portafolios). Igualmente, los estudiantes pueden sentir más de cerca las labores típicas de un ejecutivo que trabaje en los mercados de capitales. En cuanto a la investigación, la sala permite tener acceso a datos relevantes para distintos proyectos de investigación relacionados con los mercados de capitales. Igualmente, la sala permite tener acceso a información detallada de empresas no listadas que ha resultado algo de mucho valor investigativo.”
Luis Fernando Molina Londono – Profesor Asistente: “Con servicios de información personalizada o a través de plataformas y bases de datos cuando los he requerido. Buen servicio basado en la atención personalizada.”
Rafael Vesga – Profesor Asistente: “La sala de investigación es para mí un recurso invaluable. Me permite tener acceso a documentos y recursos a los que no podría llegar de otra forma. Presta un servicio ágil y preciso. Tengo mucho que agradecerles. Ágil, Informada, Rompe barreras, Se le mide a lo que sea.”
Norma Consuelo Ortiz Silva – Profesora Visitante: “Ha contribuido ampliamente, me ha proporcionado todo lo necesario tanto para docencia como para investigación.”
